A busca pela eficiência é uma grande preocupação para os gestores nos dias atuais. Não é fácil liderar uma equipe, e nós queremos te ajudar nessa jornada.Para aumentar a agilidade e otimização do trabalho do time, existem ferramentas que são de grande auxílio. Uma delas é a 5W2H, que é o tema do nosso artigo de hoje. Tenha uma boa leitura e aproveite as dicas!

A importância de aumentar a eficiência da equipe

A eficiência é importante para qualquer empresa, pois determina quão bons serão os resultados. Ela pode ser definida como a relação entre o tempo previsto, o tempo gasto e o resultado de uma tarefa, ou ainda o nível do que é produzido com o menor número de erros. Em suma, é sempre a qualidade do processo de produção.

Quanto mais eficiência, melhor serão os produtos ou serviços e mais feliz ficará o cliente. Então é natural que esse substantivo seja de tanta importância para a sua empresa, e possa se referir a capacidade de alcançar metas, a organização, a produtividade, a agilidade e outras características benéficas.Para te ajudar a restaurar a eficiência, apresentamos a ferramenta 5W2H, que é uma ótima alternativa para otimizar os fluxos dos negócios de todos os setores.

Saiba como a ferramenta 5W2H pode ajudar na eficiência da equipe

Diante da rotina agitada, da competitividade do mercado e dos vários empecilhos ao trabalho da equipe, é ideal contar com um auxílio. É então que você pode recorrer a ferramentas como a 5W2H, que pode ser usada em diversas situações: 

• Fazer planejamentos;

• Construir estratégias;

• Otimizar tempo;

• Organizar atividades/tarefas diárias, semanais ou mensais; 

• Fazer um plano de ação;

• Treinar a equipe;

• Mapear processos;

• Definir metas de curto, médio ou longo prazo;

• Garantir respostas para os fluxos e mais.

A metodologia 5W2H é um conjunto de perguntas em inglês que, de forma simples e prática, direciona os profissionais a encontrar respostas com clareza. Assim, é possível esclarecer caminhos e construir um plano de ação específico e bem alinhado.

Conheça os 5 Ws e os 2 Hs da ferramenta:

• What (O que vamos fazer?)

• Who (Quem vai fazer?)

• When (Quando vamos fazer?)

• Where (Onde será feito?)

• Why (Por que é preciso que seja feito?)

• How (Como vamos fazer?)

• How much (Quanto vai custar?)

  
  

  A ferramenta pode ser usada em negócios de todos os portes, e as vantagens são várias, pois o método facilita que um processo seja visualizado com clareza, evita que muitas responsabilidades sobrecarreguem um funcionário, ou que uma tarefa fique “sem dono”, auxilia na padronização de processos e etc.

Para aplicar, em geral usa-se uma planilha, mas pode ser feito em qualquer editor de texto, o importante é que esteja bem escrito. O resultado pode servir de guia para qualquer colaborador no futuro. Seja detalhista nas respostas: analise, pense e estude antes de formulá-las.

Um exemplo é: 

• What (O que vamos fazer?) – Contratar uma equipe de vendas (três pessoas).

• Who (Quem vai fazer?) – O departamento de RH e os gestores comerciais.

• When (Quando vamos fazer?) – Até 5 de março.

• Where (Onde será feito?) – No estabelecimento empresarial: o planejamento sobre a seleção será feito no departamento de RH, e a seleção será feita na sala 170.

• Why (Por que é preciso que seja feito?) – Para aumentar o departamento comercial.How (Como vamos fazer?) – Passando por um processo de seleção e contratação liderado pelo departamento de RH.

• How much (Quanto vai custar?) – Cerca de 10 mil reais para todo o processo.Já é possível refletir se há o dinheiro necessário, se o prazo é coerente, ou se o motivo justifica todo o trabalho.

Se quiser, há como continuar aplicando o método até especificar as respostas ou encontrar a raiz de outros problemas:

• What (O que vamos fazer?) – Aumentar o departamento comercial.

• Who (Quem vai fazer?) – O departamento de RH e os gestores comerciais.

• When (Quando vamos fazer?) – Até 5 de março.

• Where (Onde será feito?) – Na própria empresa.

• Why (Por que é preciso que seja feito?) – Pois estamos em expansão, com alto número de vendas, e com grande público em potencial localizado em outras regiões.

• How (Como vamos fazer?) – Precisamos contratar novos funcionários e treinar uma equipe. 

• How much (Quanto vai custar?) – Cerca de 10 mil reais para todo o processo.

Para aplicar a ferramenta com eficiência, é necessário estudar bem o seu negócio, entender como está o lado financeiro, quais são as prioridades e necessidades do momento, entre outras informações. Se necessário, reúna a equipe para encontrar as respostas, pois os problemas colocados no método 5W2H podem ser mais complexos.

É importante saber que a eficiência pode ser alcançada com a ajuda de diversas ferramentas ou alternativas entregues pela tecnologia. Os gestores podem e devem usar desses auxílios para gerir e otimizar processos. Uma Consultoria também é sua mão amiga nesse momento!

A AD&M vai te auxiliar em todas as etapas, como gestão, finanças, processos e organização. Você não precisa ter todas essas dores de cabeça, conte com os nossos especialistas e se surpreenda com os resultados!