Empreendedores e gestores sabem bem o quanto é necessário visualizar cada etapa da produção para garantir a eficiência no mercado competitivo. Mas não é possível se dividir em dez para analisar todos os fluxos, e é daí que vem a importância de aproveitar a tecnologia para conseguir um mapeamento de processos mais otimizado.

Siga a leitura para conhecer ferramentas gratuitas para gerir o seu mapeamento de processos e alcançar os melhores resultados!

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é útil para alcançar diversos objetivos em diferentes departamentos da empresa, pois trata-se de mapear para visualizar, analisar e melhorar os fluxos estudados. Essa descrição sistemática pode ser feita através de fluxograma, mapa, ou outras formas de representações.

Com a ferramenta, você organiza tudo o que precisa ser corrigido e registra como cada processo deve ser feito para facilitar a padronização dos processos, o que proporciona resultados sempre bons. Para isso, serão necessários documentos complementares, como planilhas e descrições com informações importantes.

Como entender a necessidade do planejamento

O mapeamento de processos, como técnica de gestão, vai te ajudar a atingir diferentes objetivos no seu negócio, como solucionar gargalos, evitar falhas, otimizar e padronizar etapas, evitar erros humanos, reduzir custos desnecessários e mais – independente da empresa ser de pequeno, médio ou grande porte.

Para realizar o mapeamento, é preciso analisar muito bem os processos do negócio, definir objetivos e metas a serem atingidas (solucionar falha X, aumentar a produtividade em Y, etc.), se planejar bem e saber o que o cliente espera da sua empresa para otimizar tudo de acordo com o que o consumidor precisa.

Sem esses dados e planejamentos, é provável que você cometa erros, o que acaba reduzindo ou até eliminando a eficiência do seu mapeamento. Se ainda não sabe quais outros erros evitar na hora de criar um mapeamento de processos, confira aqui.5 ferramentas de gestão gratuitas para auxiliar no mapeamento de processosPara que você torne o seu mapeamento ainda mais eficiente, vamos te indicar algumas ferramentas gratuitas para implementá-lo:

Bizagi Modeler

O Bizagi Modeler é um programa para baixar e instalar no computador. Uma ferramenta muito fácil de utilizar e traduzida para o português. Funciona com o conjunto de regras e símbolos do  BPMN (Business Process Model and Notation) para padronizar o modelo dos processos e facilitar a comunicação entre equipes.

O programa permite que você desenhe fluxogramas, simule processos, e use ferramentas para verificar e validar o que foi desenhado. Depois, é só exportar o mapa criado em vários formatos como PNG, DOC e PDF.

Business Process Improvement (BPI)

Essa ferramenta, que deve ser usada para a melhoria constante dos processos, proporciona a edição e visualização do formato BPMN, assim como a visualização do display em sites ou aplicativos. O BPI é bastante utilizado para fazer ajustes no mapeamento, minimizar falhas e otimizar as atividades. Se quiser saber os outros formatos com os quais o BPI trabalha, é só clicar aqui.

HEFLO! Documentação

HEFLO é uma ferramenta de mapeamento muito querida pelos profissionais, pois é bem completa. Existe a sua versão gratuita e a paga, que é integral. Na versão gratuita, já é possível desenhar os fluxogramas dos seus processos, gráficos, tabelas, textos e etc.Essa ferramenta é totalmente em português e também utiliza o padrão BPMN para o registro. Ela funciona online, o que é vantagem para quem trabalha com nuvem e prefere deixar armazenado virtualmente, mas também pode ser exportada em vários formatos.

PDCA

O Ciclo PDCA vai te ajudar na parte do planejamento. As letras significam:

• Plan – Planejar

• Do – Fazer

• Check – Checar

• Act – Agir

Ou seja, comece analisando a situação e os dados, forme o planejamento necessário, em seguida melhore o que precisa ser otimizado. Só não esqueça que não termina aí: é hora de permanecer checando os dados e agir diante de qualquer falha.

Matriz BASICO

A ferramenta matriz BASICO serve para um mapeamento de processos que objetiva a priorização de soluções. Ou seja, você irá verificar quais processos devem ser analisados e melhorados com urgência.

Os critérios da matriz para escolher as prioridades são:

• Benefícios trazidos para a empresa

• Abrangência dos resultados

• Satisfação dos colaboradores

• Investimento necessário

• Cliente externo: grau de impacto

• Operacionalização: quão fácil?

Gostou das ferramentas? Conheça também a 5W2H clicando aqui.

Lembre-se que o mapeamento de processos é uma ferramenta importante, necessitando de muito planejamento, organização e capacitação para ser eficiente. Conte com uma equipe especializada para te ajudar nessa implementação! A AD&M te entrega todo o suporte que você precisa para que você alcance sempre os melhores resultados. Fale conosco.